Благую весть принесло лето 2020 года: вирус постепенно отступает, карантинные меры ослабевают, и бизнесу самое время приводить в порядок дела, чтобы возвращаться к нормальному ритму работы. Для предпринимателя, как для физического лица, это значит, что можно снова прогуляться в парке, сходить всей семьей в торговый центр – расслабиться, наконец, одним словом.

А вот как представителю малого бизнеса, ему уготована совершенно иная роль. Послабления режима готовности – это совсем не повод, чтобы успокаиваться. Напротив, нужно продумать ближайшие шаги и начинать их исполнять. Это необходимо, чтобы нормально войти в темп работы и не столкнуться с проблемами от администрации своего города. Что нужно делать? И кому именно?

Подготовить документы, отчетность и графики можно и самостоятельно. А можно поручить это бухгалтеру, если он в компании есть. Важно ничего не забыть.

Порядок в документах: что нужно переиздать

Хотя коронавирус почти отступил, меры, принимаемые для его нераспространения, частично сохраняются. То есть всех сотрудников возвращать из удаленного режима пока не стоит. Есть смысл в целом пересмотреть штат и уточнить, все ли останутся.

Даже при условии, что предприниматель пользуется государственной программой поддержки при кредитовании, у него остается «люфт» в 10–20% сотрудников, на которых он вправе сократить штат, не потеряв субсидий (или потеряв только их часть). Если планируются увольнения, следует сразу подготовить по ним приказы, уведомить работников и сформировать бухгалтерские документы.

По списку

Возвращаясь к организационной документации, предприятию нужны четкие правила в соответствии с требованиями регламента безопасности людей. Их надо утвердить.

Список обязательных документов, которые должны быть готовы и подписаны к моменту открытия:

  • Регламент, в котором перечислены все санитарно-гигиенические нормы, выдерживаемые компанией по требованию правительства (российского и регионального).
  • Условия допуска работников на рабочие места (и список этих людей).
  • Правила санитарной безопасности (очень помогут, если вдруг нагрянет проверка).
  • Новый график работы (с учетом тех, кто остался на «удаленке» и тех, кто вышел, причем его надо продумать так, чтобы последние кадры как можно меньше друг с другом пересекались). В нем необходимы либо плавающие, либо последовательные сроки обеда, чтобы персонал покидал рабочие места не группами, а по отдельности.

Все меры, принимаемые руководством предприятия, должны быть отражены в регламенте. А сам он должен соответствовать нормам и требованиям, которые утвердили глава города, области, региона и главный санврач района.

Уведомление о начале работы

Одно из ключевых условий законной работы в нынешних условиях – уведомление администрации своего города. Ей нужно направить письменный документ (он бланковый). Сделать это можно и обычной почтой, но тогда следует учесть временной запас (отправить письмо за 3–7 дней до возобновления деятельности).

Более комфортное решение – уведомление на электронный адрес. Здесь полезно привлечь бухгалтера или юриста, чтобы оформить документ без ошибок.

Подтверждение готовности к началу работу

Кроме уведомления, нужно подготовить список действий, выполненных до открытия. В нем обязательно должны быть:

  • генеральная уборка помещений;
  • санитарная обработка рабочих мест;
  • установка заградительных конструкций там, где сотрудники принимают посетителей;
  • список закупок санитарно-гигиенических средств (масок, антисептиков);
  • правила организации пропускного режима.

Перечень утверждается руководителем компании и визируется специалистами, которых он назначит ответственными за контроль над исполнением перечисленных мер (приказ о назначении тоже должен быть под рукой).

Пропуска сотрудникам

Где-то для поездки на личном транспорте пропусков и не требовалось, а где-то они все еще нужны. Если ваш город относится ко второй группе регионов, не забудьте напечатать и отправить пропуска тем работникам, которые выходят из удаленного режима.

В любом случае нужно сделать пропускные листы для тех, кто добирается до работы городским транспортом. Или организовать развоз людей от дома к офису и обратно.

Бухгалтерский вопрос

Закупка профилактических и защитных средств для персонала – это, конечно, расходы. Но тем, кто выходит на работу в офлайн, их не избежать. Иначе первая же проверка Роспотребнадзора для них закончится закрытием. Сколько придется потратить? Конкретная сумма зависит от численности персонала и графика работы предприятия, опираться следует на следующие нормативы.

  1. Маски. Если это средства одноразового использования, то на 1 сотрудника в день при 8-часовой работе нужно от 3 шт. На складе компании (в зоне доступа работников) должен быть сформирован запас масок минимум на 5 дней.
  2. Перчатки. По аналогии с масками (3 пары на человека в день, запас на весь работающий штат от 5 дней).
  3. Быстрые тесты (пробы на коронавирус). Их надо закупать из расчета на 1 месяц вперед. Количество зависит от действующих в регионе нормативов. Если в вашем городе, как и в Москве, работодатель обязан тестировать от 10% кадрового состава раз в 15 дней, то при списочной численности 20 человек в месяц нужно будет тратить по 4 теста минимум.
  4. Бактерицидные лампы, градусники и тепловизоры. Количество таких приборов и инструментов зависит от посещаемости офиса и его размеров. Небольшой компании хватит по 1–2 образца каждого средства.

В среднем, как показывает практика, формирование месячного запаса обязательных средств защиты обходится компаниям в сумму от 1 до 15 тыс. рублей (если использовать изделия многоразового пользования, это существенно удорожит первую закупку, зато обеспечит экономию в будущем). Конкретная сумма зависит от штата и масштабов бизнеса.