"Соломка" для руководителя, который не уверен в своем бухгалтере

5 правил для аккуратного руководителя

Прежде всего, возьмите на вооружение 5 управленческих решений, которые точно не будут вредными для бизнеса.

1. В компании должен быть утвержден общий порядок сдачи бухгалтерских документов. Каждый сотрудник, который работает с накладными, актами, счетами-фактурами и т. Д., должен ознакомиться с ним под роспись.
2. Платежи и переводы - это расходы бизнеса. Ни штатному бухгалтеру, ни аутсорсеру за них отвечать (и терять свои деньги в случае чего) не придется. Это зона ответственности руководителя. Хотя занимаются переводами и отчислениями сотрудники бухгалтерии. Чтобы их контролировать, возьмите за правило требовать отчет планируемых переводов на неделю. И визируйте все платежки сами, сверяясь с этим планом. Такая практика отлично дисциплинирует персонал и отбивает желание манипулировать.
3. Расчетные ведомости - это тоже ответственность руководства компании. Причем не только де-факто, но и де-юре, на чем постоянно настаивает ФНС. Не делегируйте эти полномочия, и у налоговиков будет к вам одним вопросом меньше.
4. Еженедельные встречи с приходящими бухгалтерами - отличный способ держать руку на пульсе.
5. Если есть такая возможность, управленческий и бухгалтерский учет стоит разделить. Первый может вести и сам предприниматель, а второй - бухгалтер.

Профилактика штрафов и блокировок

Кроме базовых организационных мер, стоит принять и другие решения для предупреждения неприятных событий. В этом списке - старые, проверенные временем средства, и новые правила, продиктованные недавними изменениями в налоговом законодательстве.

Проверка партнеров

Начнем с изменений требований ФНС. Теперь бизнес-заказчик может нести ответственность (и финансовую тоже) за своего нечестного партнера. Налоговики разделили обязательство выполнять проверку контрагентов между своими исполнителями и своими подопечными - представителями бизнеса.

Понятно, что далеко не все бухгалтеры привыкли к такой необходимости - проверять всех, с кем заключены договоры. Более того, не каждый обучен такому контролю. То есть нелишним будет:

• Утвердить простой понятный порядок проверки, распространяющийся на всех новых и некоторых старых контрагентов (с заданной частой);
• Взять за правило каждый месяц сверять показатели с покупателями и поставщиками;
• Зафиксировать документально признаки потенциально опасных партнеров и характеристики, которым должны соответствовать все новые исполнители или поставщики.

Санкции

Во избежание штрафов, санкций и неожиданных блокировок счета стоит назначить ответственного сотрудника за сообщение с налоговой. Перед любыми санкциями ФНС предупреждает налогоплательщика, но ее предупреждения часто тонут в кипах внутренних документов. Если кто-то (пусть даже сам руководитель) будет отслеживать входящую корреспонденцию из налоговой службы, распределять письма и требования, пропустить проблемный случай уже не получится.

Хаос в документах или бухгалтерские манипуляции

Не все сотрудники бухгалтерии хорошо знают свою работу. Не все горят желанием делать ее качественно. И в один из дней руководитель может обнаружить, что в отчетах и документах у его компании хаос.

Чтобы этого не случилось, достаточно всего раз в квартал проводить плановый внутренний аудит. И внеплановый по мере необходимости (при малейшем подозрении, что с учетом не все ладно). Желательно, чтобы ни один из видов проверок не совпадал с приездом контроллера из налоговой.

Потеря бухгалтерской базы

Потеря бухгалтерской базы - это серьезная проблема, и увы, вовсе не редкость. Предупредить подобное можно только одним способом - через ограниченный доступ. Что надо:

• Раздать права на редактирование, создание, удаление информации в бухгалтерских документах (автоматизированное делопроизводство);
• Присвоить логины и пароли ответственным сотрудникам (сразу станет понятно, с кого спрашивать, если что);
• Настроить ежедневное копирование данных (резервная база).

Документы, которые все еще используются в бумажном виде, должны быть сортированы по папкам (договоры, счета, накладные). Хранить их нужно в офисе, даже если работаете с аутсорсером (не стоит ему забирать бумаги домой).